Tìm hiểu quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết nhất 2025

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng. Xuất khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia. Cụm từ xuất khẩu có lẽ đã khá quen thuộc đối với nhiều người, đặc biệt với những ai làm về kinh tế. Xuất khẩu hàng hóa là một trong những hoạt động kinh doanh quốc tế quan trọng. Góp phần thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết nhất năm 2025. Giúp doanh nghiệp nắm rõ các bước thực hiện, tránh rủi ro và tối ưu hiệu quả.

Tóm tắt nội dung

Quy trình xuất khẩu hàng hóa là gì?

Xuất khẩu hàng hóa là hoạt động bán sản phẩm, dịch vụ từ quốc gia này sang quốc gia khác. Thông qua đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc đường sắt. Nhằm mục đích thu ngoại tệ hoặc mở rộng thị trường tiêu thụ. Nó được thược hiện bởi các doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu mở rộng thị trường, bán hàng ra bên ngoài quốc gia.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa là tập hợp các bước công việc từ khi ký kết hợp đồng đến khi hàng hóa được giao đến tay người mua ở nước ngoài. Bao gồm cả thủ tục pháp lý, vận chuyển, thanh toán và các dịch vụ hỗ trợ liên quan. Lợi ích của việc hiểu rõ quy trình xuất khẩu:

Giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính
Nâng cao năng lực cạnh tranh quốc tế
Đảm bảo tiến độ giao hàng
Tối ưu chi phí và nguồn lực
Tăng độ tin cậy với đối tác nước ngoài

>>> Xem thêm: Các hình thức xuất khẩu hàng hóa phổ biến nhất 2025

Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa

Bộ chứng từ trong mua bán quốc tế

a. Hợp đồng thương mại (Sale Contract)

Có các loại hợp đồng thường gặp khi làm quy trình xuất khẩu hàng hóa như:

Sale contracts
Agreement: Thư thỏa thuận bán hàng
PO (Purchase Order): Dùng khi người mua cần gửi yêu cầu mua hàng tới người bán, giá trị thấp hơn hợp đồng, trong một số trường hợp PO có tác dụng tương tự như hợp đồng

b. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

Các loại hóa đơn được phân loại cơ bản như sau:

Hóa đơn có giá trị thanh toán: Commercial invoice; Tax invoice; Invoice
Trường hợp hóa đơn không phải trả tiền: Non Commercial Invoice
Hóa đơn không có giá trị thanh toán chỉ như một phiếu đối chứng: Proforma Invoice (PI)
Hóa đơn phát hành theo dõi tình trạng giao hàng: Shipping Invoice

Ngoài ra có một số loại hóa đơn khác như:

Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự
Provisional Invoice – Hóa đơn tạm tính
Final Invoice – Hóa đơn chính thức
Neutral Invoice – Hóa đơn truy cập
Trên Invoice có đầy đủ nội dung: tổng số tiền, phương thức thanh toán, ngày phát hành hóa đơn (lưu ý: ngày phát hành inv phải sau hoặc cùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương), thông tin 2 bên mua bán, tem giao kết hợp đồng, số lượng hàng, tên hàng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán, những điều kiện khác,…

c. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Dựa vào Packing List sẽ biết được kế hoạch khai thác hàng, phương tiện vận tải, bố trí công nhân, kho bãi nếu cần. Đây là chứng từ người bán phát hành cho người mua khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Dựa vào packing list người mua sẽ kiểm kê được thực thế số lượng hàng được giao.

Bộ chứng từ trong giao nhận hàng hóa

– Vận đơn vận tải (Bill of Lading)

– Booking note (Phiếu đặt chỗ với hãng vận tải)

– Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)

– Hướng dẫn gửi hàng (Shipping Instruction – SI)

– VGM (Phiếu xác nhận tải trọng container)

–Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Ngoài ra, các giấy tờ sau thường được yêu cầu bổ sung khi xuất khẩu lô hàng mà nhà sản xuất/ thương mại cần biết đến:

Thư tín dụng (L/C)
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) Và chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)

Các giấy tờ có thể phát sinh khi xuất khẩu lô hàng:

Chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )
Chứng nhận kiểm định chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
Tem nhãn năng lượng cho hàng hóa,…
Chứng nhận hợp chuẩn hợp quy, phân tích phân loại

Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết

Tìm kiếm và đàm phán với khách hàng quốc tế

Nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường giúp xác định tiềm năng xuất khẩu, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu tiêu dùng và các yêu cầu pháp lý của quốc gia nhập khẩu.

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh:

Hội chợ thương mại quốc tế
Sàn thương mại điện tử B2B (Alibaba, Global Sources…)
Phòng thương mại các nước
Kết nối từ mạng lưới doanh nghiệp

Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng cần đảm bảo rõ ràng về:

Tên hàng hóa, số lượng, chất lượng
Điều kiện giao hàng (Incoterms 2020)
Giá cả và điều kiện thanh toán
Thời gian giao hàng
Giải quyết tranh chấp

Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu

Sản xuất hoặc thu gom hàng hóa. Đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chất lượng theo yêu cầu hợp đồng và pháp luật nước nhập khẩu.

Đóng gói và ghi nhãn hàng hóa

Phải phù hợp với quy định quốc tế và nước nhập khẩu:

Bao bì chắc chắn, chống ẩm, chịu lực
Nhãn hàng đầy đủ thông tin: tên sản phẩm, xuất xứ, hạn sử dụng, hướng dẫn sử dụng, mã HS code…

Làm thủ tục hải quan trong quy trình xuất khẩu hàng hóa

Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Hồ sơ bao gồm:

Hợp đồng ngoại thương
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading hoặc AWB)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O nếu có)
Tờ khai hải quan điện tử

Khai báo hải quan điện tử

Thực hiện qua hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.

Kiểm tra hàng hóa (nếu có)

Tùy theo mặt hàng, cơ quan hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thực tế.

Thuê phương tiện vận chuyển và giao hàng

Lựa chọn phương thức vận chuyển

Đường biển: Phù hợp hàng số lượng lớn, chi phí thấp
Đường hàng không: Nhanh, chi phí cao, phù hợp hàng giá trị cao
Đường bộ/đường sắt: Phù hợp khu vực lân cận

Làm vận đơn và bảo hiểm quy trình xuất khẩu hàng hóa

Vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu và vận chuyển hàng
Bảo hiểm giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển

Thanh toán quốc tế

Các phương thức thanh toán phổ biến trong quy trình xuất khẩu hàng hóa

T/T (Telegraphic Transfer): chuyển khoản
L/C (Letter of Credit): thư tín dụng
D/P (Documents against Payment): chứng từ nhận tiền
D/A (Documents against Acceptance): chứng từ nhận chấp nhận

Kiểm tra và xử lý chứng từ

Đảm bảo chứng từ khớp với hợp đồng và điều kiện thanh toán.

Hậu kiểm và chăm sóc khách hàng

Theo dõi đơn hàng và xác nhận giao hàng

Kiểm tra việc giao nhận đúng hạn, đúng chủng loại
Gửi xác nhận giao hàng cho khách hàng

Phản hồi và chăm sóc sau bán hàng

Ghi nhận ý kiến phản hồi
Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Tạo mối quan hệ bền vững để tái ký hợp đồng

Các lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hó

Cập nhật chính sách xuất nhập khẩu

Năm 2025, nhiều hiệp định thương mại tự do (FTA) có hiệu lực. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định để tận dụng ưu đãi thuế quan. Ngoài ra, doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định của nhà nước để thực hiện đúng và đầy đủ quy trình:

Thông tư số 33/2023/TT-BTC, được phát hành bởi Bộ Tài chính. Là văn bản pháp lý mới nhất liên quan đến xuất khẩu hàng hóa. Thông tư này đưa ra các quy định chi tiết về việc xác định xuất xứ của hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu. Thông tư này bắt đầu có hiệu lực từ ngày 15 tháng 7 năm 2023.

Bên cạnh đó, từ tháng 7 năm 2023, có một số chính sách mới khác liên quan đến xuất nhập khẩu được quy định trong Quyết định số 15/2023 của Thủ tướng Chính phủ. Nghị định số 26/2023/NĐ-CP, cùng với Thông tư số 33/2023 và Thông tư số 36/2023 của Bộ Tài chính.

Chọn đối tác logistics uy tín

Dịch vụ logistics ảnh hưởng lớn đến thời gian và chi phí giao hàng. Lựa chọn đơn vị uy tín, có kinh nghiệm quốc tế là điều cần thiết.

Đầu tư vào chuyển đổi số trong quy trình xuất khẩu hàng hóa

Áp dụng công nghệ như E-Contract, E-Invoice, Blockchain giúp tăng độ minh bạch và rút ngắn thời gian xử lý.

Kiểm soát rủi ro tỷ giá và tài chính

Sử dụng các công cụ phòng ngừa rủi ro như hợp đồng kỳ hạn (forward), bảo hiểm tín dụng xuất khẩu để bảo vệ lợi nhuận.

Kết luận

Hiểu và thực hiện đúng quy trình xuất khẩu hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh quốc tế. Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu năm 2025, việc làm chủ quy trình này chính là chìa khóa thành công cho mọi doanh nghiệp Việt Nam vươn ra thị trường thế giới.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ các bước và lưu ý quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Nếu bạn cần tư vấn cụ thể hơn cho ngành hàng của mình, đừng ngần ngại liên hệ với chuyên gia trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Quyết Tiến cung cấp các sản phẩm đèn LED công nghiệp thương hiệu LTV. Các sản phẩm đều đầy đủ giấy tờ chứng nhận kiểm định đạt tiêu chuẩn kỹ thuật cho doanh nghiệp. Đem đến cho doanh nghiệp của bạn giải pháp chiếu sáng hiệu quả nhất.

Liên hệ ngay hotline: 0972.105.689